オンライン講座を行いました -メールのデータを一覧表に

仕事を自動化したいんですけどー

エクセルVBA個人レッスンのオンライン講座を行いました。

今回受講してくれたのはOさんという女性です。以前に一度、少人数講座に来てくれたかたです。そのときはプログラミングの基礎から説明しました。

今回、Oさんは仕事で行っている作業をVBAで自動化できないかということでオンライン講座のほうに申し込んでくれました。

Oさんはメールで受けた注文を表に整理する作業をやっています。1通のメールに1件の注文が書かれています。そこから、製品名、金額、日付、注文元、などの情報を読み取ります。

メールは何十件も来ます。その全部の情報を一覧表に書き写すのです。1件の注文につき2行を使った表になっています。この表を作る作業を自動化できないかと考えたのです。

自動化するにはこうするの

メールから全自動で一覧表を作る、というわけには行きませんが、自動化することはできます。

メールソフトで対象のメールを一度に全部選んでテキストファイルに吐き出すことができます。ここだけは手作業になります。けれどもそのあとはVBAで自動化できちゃいます。

全部のメールが書かれたテキストファイルから、1件のメールを切り出す。製品名や金額などの項目名を検索する。見つけた項目のところに書かれた値を取って表に書き込む。を最後のメールまで繰り返す。罫線などを整える。これで一覧表ができあがります。

Zoomでのオンライン講座

この一覧表を作るには、文字列の編集が必要です。そこで前半で文字列の編集コマンドについて説明しました。セルに「金額:3000円」とか書いてあるときに、「3000円」の部分だけを取り出すといったような編集です。

そして後半は例題を解いたり打ち込んだりしてもらいました。

Zoomを使ったオンライン講座では、私が用意した説明資料を画面に出すことができます。そして画面を切り替えれば、Oさんが自宅で動かしているパソコンの画面を共有して私も見ることができます。

プログラムをOさんに打ち込んでもらって、私が「そこ、違ってる!」などとアドバイスすることもできるのです。便利ですよね。

そんなふうにオンライン講座を進めました。ちょっと複雑だったのでその時間で完成させることまではできませんでした。後日、私が作って差し上げました。

こんなふうにオンライン講座を進めました。今はコロナウィルス騒ぎで自宅からリモートで仕事をしている人もいます。そんなときですから、こうやってオンラインでVBAを習うのもいいかもしれませんよ。


3時間かかった手作業が1分足らずで終わることもあります。エクセルのプログラミングを覚えて、仕事を変えてみませんか?

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