超図解 最小の時間と労力で最大の結果を出す
「仕組み」仕事術
泉正人著 Discover
今日はこの本を紹介します。
「自分でやったほうが早い」をやめる
「作業系」の仕事はふつう、誰か他の人に頼むよりも、自分でやってしまうほうが早くて楽なことが多い、それは確かです。
なぜなら、他人は自分が思ったとおりには動いてくれないからです。他人を自分の代わりに動かすには、多くのスキルや労力が必要となります。だから面倒くさくなって、自分でやってしまうのです。
しかし、それではいつまでたっても「作業系」の仕事から抜け出すことはできません。
仕組みを作ることに労力を使うことでその後の仕事が効率化します。
また、「仕組み」仕事術3つの黄金ルールとして次の2つを挙げています。
- 才能に頼らない
- 意志の力に頼らない
- 記憶力に頼らない
トラブル対策も「仕組み」化する
いくらがんばっても、ミスやトラブルが起きる確率をゼロにすることはできないのです。だとしたら、トラブルへの対策として、仕事に次のような「仕組み」をつくることを考えるといいでしょう。
- ミスやトラブルが生じる可能性をできるだけ少なくするための仕組みをつくる
- ミスやトラブルが生じても、それを早い段階で発見できる仕組みをつくる
- ミスやトラブルが生じたときにもすばやく対応できる仕組みをつくる
→私の会社では、セキュリティーカードを無くしたとか、パソコンがウィルスに犯されたとかいった事故が起こると始末書のようなものを書かされます。
そこには再発防止策を考えて書くことになっています。そのときに上記のような仕組みを考えるようになっています。仕組みをつくっておけば事故は減らせるはずですよね。
仕組み化」＝「他人に仕事を押しつけること」ではない
よく「人に教えることが、一番の学び」と言われるように、他人に理解してもらうためには、自分がその仕事自体を一番理解し、分解して、伝える必要があるので、自分の能力も高まっていくのです。
→仕組み化を考えると自分の勉強にもなる、と私も思っています。自分がやってきた作業を整理しておくことで、次に別の仕事をやるときにも役に立つからです。
→ただ一つ、仕組み化することに欠点もあると私は思っています。仕組みを作る人は成長するのですが、でき上った仕組みを利用するだけの人は何も考えずに仕事をしてしまうのです。マニュアルどおりに行動していればいい、と思ってしまうのです。
仕組みを教えるときには、「なぜそうするのか？」も教えることが必要だ、と私は思っています。
この本には、仕事を「仕組み化」するためのコツがたくさん書かれていました。参考になる本です。
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