エクセル表のデータがおかしい
先日、社内の研修担当のSさんが研修のデータをエクセル表で整理していました。研修の講座名、日付、受講者受講者の部署、費用などのデータが扱われています。研修ごとの受講者の表、部署ごとの費用の表、月ごとの表、など多くの表がリンクされています。
Sさんが休んだ日、同じ部署のAさんが研修費用を知りたくてSさんが作った表を開きました。するとリンクが切れてしまって金額が表示されません。リンク先の表も開いたつもりなのですがダメです。結局Sさんがいないのでこの日はあきらめました。
他人が作ったエクセル表のリンクはうまく読めないことがある
こういうことはときどき発生します。使う人のパソコンの環境やアカウントによって、ちゃんと作ったはずなのにリンクしたデータを読み込めない。原因はいろいろ考えられます。
ここで言うリンクは、セルに =別のエクセル表のB6 といったように関数で別の表を参照するものです。
複雑なリンクが多ければそれだけでエクセルは重くなります。膨大なデータがあると環境によってはなかなか開かなかったりします。
問題のないエクセル表にするには
大量のリンクを含むエクセル表ってあまり良くありません。多くのデータを扱う表にはできればリンクは使わないで済ませたいものです。そうするにはどうすればいいのでしょうか?
私がよく使うのは、他の表のデータを取り込む処理をVBAで作ってしまう方法です。その表を最新状態にしたいときは、関連する表を開いて「データ取込み」処理を実行します。するとVBAプログラムで他の表からデータを取り込んで更新するのです。
こうすると更新された表には他の表を参照する関数はありませんから、単独で開いてもデータがエラーで読めないことはないし、操作も軽くなります。関数に頼りすぎず、VBAを使って表を軽くしておきましょう。
職場に1人、VBAが得意な人がいると助かる
私はSさんが作った表を、VBAでデータを取り込む形に修正してあげることにしました。
職場の回りには、表の集計で苦労している人がわりといるものです。VBAが使えると、回りの人を助けてあげられます。職場にそんな人が一人いると助かりますよね。
そんな人になってみませんか? うまくできないときは、あべっかんがお助けします。プログラムをこちらで修正することもできます。安心してチャレンジしてみてください。
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